Excel și integrarea cu Microsoft 365: conectori, Power Automate și date externe

Excel nu mai e un instrument izolat — în ecosistemul Microsoft 365, devine nodul central care consumă date din Teams, SharePoint, SQL Server, API-uri web și le distribuie înapoi prin rapoarte, email-uri automate și notificări. Iată cum funcționează tehnic fiecare integrare.

Import date din SharePoint Lists cu Power Query

// Data → Get Data → From Online Services → From SharePoint List
// URL site SharePoint: https://firma.sharepoint.com/sites/Operations
// Power Query listează toate List-urile disponibile
// Selectezi lista dorită → Transform → Close & Load

// Actualizare automată la deschidere:
// Data → Connections → Properties → Refresh data when opening the file ✓

Import date din SQL Server

// Data → Get Data → From Database → From SQL Server Database
// Server: server_name sau IP
// Database: numele bazei de date
// Credentials: Windows Authentication sau SQL Server Authentication

// Query SQL personalizat (Advanced Options):
SELECT
    o.OrderID,
    o.OrderDate,
    c.CompanyName,
    SUM(od.Quantity * od.UnitPrice) as TotalValue
FROM Orders o
JOIN Customers c ON o.CustomerID = c.CustomerID
JOIN [Order Details] od ON o.OrderID = od.OrderID
WHERE o.OrderDate >= DATEADD(month, -12, GETDATE())
GROUP BY o.OrderID, o.OrderDate, c.CompanyName

Import date din API-uri web (JSON)

// Data → Get Data → From Web
// URL: https://api.bnm.md/public/exchange-rates/latest (exemplu curs BNM)

// În Power Query Editor, datele JSON se expandează:
// Click pe butonul expand (↔) din coloana Record/List
// Selectezi câmpurile dorite: currency, rate, date

// Power Query M pentru API cu autentificare Bearer:
let
    Source = Web.Contents(
        "https://api.exemplu.ro/data",
        [Headers = [Authorization = "Bearer TOKEN_API"]]
    ),
    JsonData = Json.Document(Source),
    Tabel = Table.FromList(JsonData[items], Splitter.SplitByNothing())
in
    Tabel

Power Automate — Excel ca trigger și destinație

Power Automate (flow.microsoft.com) se integrează nativ cu Excel Online pentru automatizări fără cod:

Trigger: rând nou adăugat în Excel → acțiune automată

// Flow: "When a new row is added" (Excel Online Business)
// Fișier: Comenzi.xlsx pe SharePoint
// Tabel: Tabel_Comenzi

// Acțiuni posibile declanșate automat:
// → Trimite email de confirmare la client (Outlook)
// → Creează task în Planner sau To Do
// → Postează mesaj în canalul Teams al echipei de onboarding
// → Adaugă rând în alt tabel Excel (jurnal de comenzi)
// → Trimite notificare push pe telefon (Power Automate mobile)

Acțiune: scrie date în Excel dintr-un alt sistem

// Flow: "When a form is submitted" (Microsoft Forms)
// → Add a row to Excel table
// Mapezi câmpurile din Forms la coloanele din Tabelul Excel
// Fiecare răspuns la formular apare automat ca rând nou în Excel
// Util pentru: cereri de concediu, rapoarte de cheltuieli, feedback clienți

Co-authoring pe SharePoint — editare simultană

Salvezi fișierul Excel pe SharePoint sau OneDrive for Business → partajezi linkul cu echipa → mai mulți utilizatori pot edita simultan. Schimbările se sincronizează în timp real (cu latență de 1-2 secunde). Conflictele se rezolvă automat prin versioning — SharePoint păstrează istoricul complet al modificărilor.

Limitare: macro-urile VBA nu funcționează în co-authoring. Dacă ai macro-uri, utilizatorul care le rulează trebuie să fie singurul cu fișierul deschis în acel moment.

Articol scris de Pisău Daniel — Excel Group